القائدة الناجحة و الحكيمة تعلم جيداً متى عليها التكلّم و متى عليها الصمت. فحين تدعين الى اجتماع مع موظفيك، عليكِ أن تعلمي أنه ليس بإمكانكِ التكلّم كثيراً من أجل السماح لهم بالتفاعل و الحوار مما يدفعهم الى المبادرة في اقتراح آراء جديدة، بدلاً من كونهم متلقين فقط، وهذا ما يثري الاجتماع و يجعله أكثر فائدة. القائدة الناجحة لا تجعل الموظفين يعتادون انتظار رأيها في مسألة ما. مهارة الاستماع هي واحدة من أهمّ المهارات. فمن خلالها، تستطيعين أن تصغي جيداً الى مطالب و آراء الموظفين و بالتالي تطوير شركتكِ.
في ما يلي نصائح لتدريب نفسكِ على الاستماع إلى فريقكِ:
- حفّزيهم على التحدث: بادري أثناء الاجتماع بدعوة الجميع إلى الحديث؛ لأن انتظار مشاركاتهم للمرة الأولى من دون مساعدتكِ و تشجيعكِ لن يدفعهم إلى البدء بالكلام. و بدلاً من ذلك، كرري طلبك لسماع المداخلات، ثم توقفي عن الكلام. في تلك اللحظة عليك توقع بعض الصمت، و هذا طبيعي. و لكن أسلوبك الإيجابي و التحفيزي سيدفع أحدهم إلى الكلام عاجلاً أو آجلاً.
- احرصي على تشجيعهم دائماً: إن اقترح أحدهم فكرة جيدة، أشيدي بها و ناقشي كيفية توظيفها بأفضل الطرق للحصول على النتائج المثلى. أما إن طُرحت فكرة غير جيدة، فإن أفضل أسلوب للتعامل مع الموقف بحيث لا تثبط من عزيمة و حماسة صاحبها، هي بذكر النواحي التي أعجبتكِ فيها، و ذلك قبل التعقيب و التعديل عليها. و أخيراً، اطلبي منهم أفكاراً مقترحة لمعالجة هذه الأمور. إن هذه الطريقة تساعد الموظف على التفكير بشكل استراتيجي و منطقي.
- أخبري الموظفين عن موضوع الاجتماع مسبقاً: أرسلي بريداً إلكترونياً قبل الاجتماع بفترة قائلةً: "إن موضوع اجتماعنا المقبل سيكون عن المشروع [س]، و أود سماع ملاحظاتكم بشأنه".
- فليكن كلامكِ موجزاً: بعد اتباع الخطوات السابقة، يجب عليكِ تدريب نفسك على التوقف عن الكلام عند إيصال الفكرة. فالقائدة لا تميل إلى الإفراط في الكلام إلا لأحد هذه الأسباب: عدم قدرتها على توصيل أفكارها، تحب الاستماع إلى صوتها و الحديث إلى الأشخاص المنصتين، اعتقادها بأن الحديث طويلاً من صفات القادة، توترها بشأن الفكرة التي تريد إيصالها. فإن وجدتِ نفسكِ تطيلين في الكلام، حاولي النظر في أسباب ذلك، لتتمكني من تحسين مهارات التواصل لديكِ.
- اعملي بآرائهم و طبّقي أفكارهم: عندما يرى الموظفون أنه أُخذ بوجهات نظرهم و طُبّقت على أرض الواقع، فإن ذلك يشعرهم بأن مشاركاتهم قيّمة.
- احرصي على الاستماع جيداً: لأن ذلك من أهم الأمور التي تساعدك على التقليل من الكلام. و حين تكونين مستمعة، فذلك يعطيك الفرصة لتحديد الأمور المهمة، و تقوية علاقاتك مع الموظفين من خلال الاستماع إليهم. بالإضافة إلى خلق ثقافة راسخة من الاحترام و الشفافية.